Du kender måske den månedlige rutine. Opkrævningen er sendt afsted, filerne kommer retur, og nu skal du finde ud af, hvilke betalinger der gik igennem, hvilke der kræver opmærksomhed, og hvad den enkelte betaling egentlig dækkede. Det er vigtigt arbejde. Men det burde ikke kræve, at du leder flere steder.
Derfor har vi samlet PBS-arbejdet i et nyt, moderne PBS-arbejdsområde i OptikPartner.
#PBS er velkendt — administrationen skal bare være lettere
Mange butikker har brugt PBS i årevis. Kunderne kender det, aftalerne kører, og pengene kommer ind. Der er ingen grund til at lave om på noget, der fungerer.
Udfordringen har sjældent været selve betalingsformen. Den har været overblikket: hvilke filer er hentet, hvad blev resultatet, og hvad mangler stadig at blive bogført hos jer. Det er dét, det nye arbejdsområde tager sig af.
Du kan altså beholde den betalingsform, kunderne kender — og samtidig få en mere moderne arbejdsdag.
#Ét arbejdsområde til hele PBS-overblikket
Når du åbner PBS-arbejdsområdet, møder du status først: hvor mange filer der er hentet, hvor mange poster der er gennemført, hvor mange der er afvist, og hvor mange der venter lokalt eller kræver opmærksomhed.
Under nøgletallene finder du de hentede filer med oprettelsestidspunkt, type, antal poster og resultat. Du kan skifte mellem jeres PBS-integrationer og mellem perioder på 30, 90 eller 365 dage.
Arbejdsområdet er en skrivebeskyttet visning. Du sender og henter ikke filer herfra — du får overblik over det, OptikPartner allerede har modtaget og behandlet.
#Fra fil til betaling — hvad du kan se på den enkelte opkrævning
Tag en kunde med et kontaktlinseabonnement på 298 kr. om måneden. Før stod hun som en linje i en teknisk fil. Nu åbner du filen og ser hende som det, hun er: en kunde med et beløb, en reference og et resultat.
For hver post kan du se:
- kunde, beløb, reference og resultatet fra PBS
- om betalingen er bogført, venter på bogføring eller kræver opmærksomhed
- om betalingen er knyttet til et salg eller et afdrag — eller er lagt på kundens saldo
Du skal ikke længere gennemgå PBS som en samling tekniske filer. Du kan arbejde med det som betalinger, kunder og konkrete opgaver.
#Se hvad der kommer, før det bliver opkrævet
Fra arbejdsområdet kan du åbne oversigten over næste forventede opkrævning. Her ser du datoen, kunderne, beløbene og totalen — og lige så vigtigt: de kunder, der springes over, og hvorfor.
Manglende mandat, ingen betalingsaftale eller en saldo, der dækker beløbet — det er små ting, der er nemme at rette, når du opdager dem i god tid i stedet for bagefter.
Den månedlige rutine bliver derfor ret enkel:
- Før opkrævningen: se hvad der forventes opkrævet.
- Når filerne kommer retur: se straks gennemførte og afviste poster.
- Ved afvigelser: gå direkte til de betalinger, der kræver opmærksomhed.
- Ved kundehenvendelser: find kundens betaling, status og tilknyttede salg eller afdrag.
- Efter kontrollen: brug tiden på undtagelserne frem for at gennemgå alt manuelt.
#Hurtigere og tryggere svar til kunderne
"Er min betaling gået igennem?"
Det spørgsmål kommer i telefonen og over disken. I PBS-arbejdsområdet kan du se både svaret fra PBS og den lokale betalingsstatus. Du kan derfor skelne mellem en betaling, der er afvist, og en gennemført betaling, som blot venter på at blive bogført hos jer.
Det giver færre usikre svar, mindre risiko for at opkræve to gange, lettere overdragelse mellem kolleger — og bedre dokumentation, hvis support skal kigge med.
#PBS og moderne automatiske betalinger side om side
Butikken behøver ikke vælge én betalingsform til alle kunder. PBS kan fortsat bruges til de kunder og aftaler, hvor det passer godt, mens nyere automatiske betalingsløsninger kan bruges til andre kundetyper og abonnementer. Betalingerne samles i det samme overordnede kunde- og betalingsflow, så administrationen ikke bliver spredt ud over flere systemer.
Det er ikke længere et spørgsmål om enten PBS eller moderne automatiske betalinger. Du kan vælge den løsning, der passer bedst til den enkelte kunde og aftale — og bevare overblikket i OptikPartner.
Du kan se de forskellige betalingsmuligheder på prissiden.
Når betalingsstatus er tydelig og samlet, kan den også indgå naturligt i butikkens øvrige arbejde. Notifikationer kan gøre de rette medarbejdere opmærksomme på hændelser, og workflows kan understøtte den efterfølgende opfølgning.
#En lettere måned
PBS forsvinder ikke fra den ene dag til den anden — og det behøver det heller ikke. Det vigtige er, at arbejdet bliver mere overskueligt. Med det nye PBS-arbejdsområde får du filer, betalingsstatus og opfølgning samlet ét sted, så den månedlige administration bliver lettere og mere tryg.
Vil du se, hvordan PBS-arbejdsområdet kan gøre jeres månedlige betalingsrutine lettere? Kontakt os og book en gennemgang af jeres betalingsflow.
