OptikPartner kan understøtte forskellige bogføringsworkflows afhængigt af, hvor meget detalje bogholderiet ønsker i e-conomic, hvor mange posteringslinjer de vil modtage, og om e-conomic eller OptikPartner skal være det primære sted for kundedetaljer.
Der er ikke én korrekt model for alle. Det bedste setup afhænger af, om bogholderiet ønsker fuld kundekontrol i e-conomic, eller om de foretrækker færre posteringer i e-conomic og bruger OptikPartner som den operationelle kilde til sandhed.
#Model 1: Detaljeret fakturamodel
I den detaljerede fakturamodel opretter OptikPartner fakturaer i e-conomic baseret på salg.
Dette giver bogholderiet det højeste detaljeniveau i e-conomic:
- Kunder kan eksistere individuelt i e-conomic.
- Kundegæld kan følges direkte i e-conomic.
- Salg kan overføres som fakturaer.
- Betalinger kan overføres eller afstemmes separat.
- Bogholderiet har stærk kontrol i e-conomic.
Denne model er bedst, når bogholderiet ønsker, at e-conomic skal indeholde det kundespecifikke finansielle billede.
Kompromisset er, at denne model skaber mest data i e-conomic. Den kan generere mange fakturaer, kunder, produkter og posteringslinjer. Afhængigt af e-conomic-abonnementet kan dette øge omkostningerne eller kræve en større e-conomic-plan.
#Model 2: Daglig opsummering
I den daglige opsummeringsmodel sender OptikPartner opsummerede daglige bogføringsposter til e-conomic.
Dette er normalt den enkleste og billigste automatiserede model:
- Færre posteringslinjer oprettes i e-conomic.
- e-conomic modtager bogføringstotaler i stedet for hver enkelt kundetransaktion.
- OptikPartner forbliver kilden til sandhed for kundesaldi, forudbetalinger, abonnementer, afdrag og detaljeret afstemning.
- Bogholderiet kan bruge OptikPartner-rapporter til årsrapportering eller dokumentation, når kundedetaljer er nødvendige.
Denne model anbefales, når bogholderiet ønsker lav kompleksitet, færre posteringer og lavere e-conomic-forbrug, mens de stadig har pålidelig dokumentation i OptikPartner.
#Model 3: Manuel månedlig rapportering
En tredje mulighed er at deaktivere automatisk e-conomic-overførsel helt.
I denne model:
- OptikPartner bruges til salg, betalinger, kundesaldi og rapporter.
- Bogholderiet modtager månedlige rapporter fra OptikPartner.
- Bogholderiet bogfører manuelt opsummerede tal i e-conomic.
- Dette skaber færrest posteringslinjer og holder e-conomic meget simpelt.
Denne model kan fungere godt for mindre opsætninger, eller hvor bogholderiet foretrækker at håndtere rapportering og bogføring manuelt én gang om måneden.
#Model 4: Tilpasset bogføringsintegration
Hvis standardmodellerne ikke matcher bogholderiets foretrukne workflow, kan OptikPartner også bygge tilpassede integrationer.
Eksempler kunne være:
- Tilpassede forudbetalings-clearingrapporter.
- Tilpassede månedlige eksportfiler.
- Tilpassede kontotilknytninger.
- Separate posteringer for afsluttede salg og åbne forudbetalinger.
- Automatiserede eksporter designet til et specifikt bogføringsworkflow.
Dette kan være relevant, hvis bogholderiet har en meget specifik måde, de ønsker at håndtere forudbetalinger, gæld, afregninger eller afstemning.
#Afsluttede betalinger og forudbetalinger
Et almindeligt bogføringsspørgsmål er:
Kan OptikPartner overføre forudbetalinger til én konto først, og derefter automatisk flytte dem til en anden konto, når salget er afsluttet/udlignet?
Det korte svar er: ikke i det standard bogføringsflow.
OptikPartner fungerer ikke i øjeblikket som en automatisk clearingkonto-motor, hvor forudbetalinger først bogføres på én konto og senere automatisk ombogføres til en anden konto, når salget er afsluttet.
I stedet sporer OptikPartner den operationelle sandhed:
- Hvilke kunder har forudbetalt.
- Hvilke kunder skylder penge.
- Hvilke salg er udlignet/afsluttet.
- Hvilke abonnementer er åbne.
- Hvilke afdrag er ubetalte.
- Hvilke saldi eksisterer per kunde.
Denne information er tilgængelig i OptikPartners afstemningsrapporter.
#Hvordan håndteres dette i praksis?
Der er tre praktiske måder at besvare forudbetalingsspørgsmålet på:
#Hvis bogholderiet ønsker fuld kontrol i e-conomic
Brug den detaljerede fakturamodel.
Dette giver bogholderiet den bedste kundespecifikke kontrol i e-conomic. Kundesaldi og gæld kan følges direkte der, men det skaber mest bogføringsdata og kan øge e-conomic-forbrug/omkostninger.
#Hvis bogholderiet ønsker lave omkostninger og færre posteringslinjer
Brug den daglige opsummeringsmodel.
I dette setup modtager e-conomic opsummerede posteringer, mens OptikPartner forbliver stedet at se, hvilke kunder der har forudbetalt, hvilke kunder der skylder penge, og hvilke salg der endnu ikke er afsluttet.
Til årsrapportering eller revisionsdokumentation kan bogholderiet bruge OptikPartners afstemningsrapport.
#Hvis bogholderiet ønsker maksimal enkelhed
Brug kun månedlig rapportering.
OptikPartner leverer rapporter, og bogholderiet bogfører månedlige totaler manuelt i e-conomic.
#Anbefalet standard
For de fleste kunder anbefaler vi:
- Daglig opsummeringsmodel hvis bogholderiet ønsker enkelhed og lavt e-conomic-forbrug.
- Fakturamodel hvis bogholderiet har brug for kundespecifik kontrol direkte i e-conomic.
- Manuel månedlig rapportering hvis virksomheden ønsker den enklest mulige bogføringsproces.
- Tilpasset integration hvis bogholderiet har en specifik clearing- eller forudbetalingsproces, der skal automatiseres.
Den vigtige beslutning er, hvor den kundespecifikke sandhed skal leve:
- Hvis den skal leve i e-conomic, vælg fakturamodellen.
- Hvis den skal leve i OptikPartner, vælg daglige opsummeringer eller månedlige rapporter.
- Hvis ingen standardmodel passer, kan OptikPartner bygge et tilpasset flow.
